Em novembro se encerra o prazo para as micro e pequenas empresas, assim como para os microempreendedores individuais (MEI) ingressarem no eSocial. Já a inserção dos dados de Saúde, Segurança do Trabalho e Riscos Ergonômicos (SST) poderá ser feita até o dia 1º de julho de 2019, para empresas privadas, com faturamento anual acima de R$ 78 milhões. E, para as empresas com faturamento entre 4,8 e 78 milhões, o prazo é maior: dia 1º de janeiro de 2020.

Mesmo com a extensão de prazo, ainda surgem dúvidas sobre o preenchimento das informações e o que mudou no novo sistema. O ideal é se preparar desde já, não esperando apenas a proximidade do prazo para se adequar. Por isso vamos falar dos principais pontos de atenção que se deve ter com o eSocial:

1) Prazos

Como dissemos, mesmo com o alargamento dos prazos, a 2ª etapa de envio para o eSocial levará os dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (os chamados Eventos Não Periódicos). Portanto, é preciso muita atenção com os seguintes eventos:

– Admissão de Trabalhador (S-2190): Este evento é opcional e deve ser utilizado quando não for possível enviar todas as informações do Evento S-2200 – Admissão de Trabalhador até o final do dia imediatamente anterior ao do início da respectiva prestação do serviço.

– Desligamento (S-2299): É preciso ser preenchido por todo empregador que tenha encerrado definitivamente o vínculo trabalhista com seu empregado por motivos constantes da Tabela 19 – Motivos de Desligamento disponível no layout do eSocial. As informações de rescisão devem ser enviadas até 10 dias seguintes à data do desligamento.

– CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho (S-2210): Em relação aos prazos e demais temas relacionados à CAT a legislação continua a mesma, ou seja, o prazo para a abertura da CAT continua sendo até o primeiro dia útil da sua ocorrência nos casos de acidente de trabalho ou doença ocupacional e, no caso de morte, o prazo é imediatamente.

– Atestados médicos (S-2230): Esse evento deve ser utilizado para informar os afastamentos temporários dos empregados, por qualquer um dos motivos elencados na Tabela 18 do eSocial. Devem ser observados os seguintes prazos: para afastamentos temporários de até 30 dias, as informações devem ser enviadas até o dia 7 do mês subsequente; para afastamentos com duração superior a 30 dias, devem ser enviadas até o 31º dia após o afastamento; e para afastamentos temporários com duração superior a 30 dias e inferior a 60 dias, as informações devem ser enviadas em conjunto até 31º dia após o afastamento. Observa-se que para os afastamentos com duração inferior a 3 dias não é necessário o lançamento do atestado médico no eSocial.

2) Tributação – DSR (descanso semanal remunerado)

Infelizmente muitas empresas acabam deixando de pagar o adicional noturno. Mas por que é preciso pagarDSR sobre horas extras e adicionais? É necessário pelo simples fato de que o DSR sobre horas extras e adicionais noturno é uma obrigação prevista na legislação, uma vez que a lei Lei 7.415/1985 impõe o devido pagamento. E, com a entrada do eSocial, a folha de pagamento ficará exposta na internet, possibilitando que o Fisco faça uma análise completa dos eventos de folha. Portanto, atenção com esta obrigação que deve ser cumprida com seriedade.

3) CPF

Com a entrada do eSocial, haverá a substituição de grandes obrigações e uma delas será a DIRF. Sendo assim, ocorrerá a necessidade de todos os dependentes de um funcionário já serem registrados com o CPF, uma vez que as tratativas dessas obrigações deixaram de ser anuais e passam a ser mensais. Caso caso empresa não tenha os números dos CPF dos dependentes, infelizmente ficará impossibilitada de enviar os dados cadastrais dos colaboradores e dependentes, sobretudo aos que recebem salário-família.

4) Qualificação cadastral

Esse evento trata do processo de regularização e qualificação cadastral dos candidatos a novas vagas e aos colaboradores junto ao banco de dados mantido pelo empregador. Se a empresa faz uso de software de gestão para armazenamento e envio dos dados, é importante se certificar se eles atendem a todas as demandas necessárias previstas no eSocial. Essa checagem deve ser feita antes do envio de qualquer evento, uma vez que os dados serão confrontados e, caso exista algum tipo de discordância (como data nascimento, números de documentos e mudanças de estado civil etc), o evento será rejeitado. Por isso, para evitar maiores dores de cabeça, é fundamental que tudo esteja correto. Sem isso será muito difícil realizar operações em organizações federais, como Caixa e Receita.

5) Alterações cadastrais

Toda e qualquer alteração cadastral deve ser atualizada de forma regular e periódica na empresa e deve ocorrer em tempo real, seja um simples número de telefone ou uma mudança de função, de nome, endereço, horário etc. No eSocial, existe uma etapa denominada de saneamento dos dados dos colaboradores, que visa garantir que as informações cadastrais estejam sempre atualizadas e cumprindo as exigências do programa. A multa poderá ser de R$ 600,00 por empregado quando não forem informados os dados necessários para o seu registro. Ou seja, ninguém quer perder dinheiro por desatenção, não é mesmo?

6) SST (Saúde e Segurança do Trabalho)

Com as mudanças de leiaute no eSocial, agora as empresas passam a ter a obrigação de informar e mapear seus ambientes de trabalho. Com as informações que deverão ser preenchidas nos eventos S-1060 e S-2240, será possível ao Fisco analisar em tempo real se sua empresa oferece algum tipo de risco ao trabalhador no ambiente de trabalho e se seu colaborador terá direito a insalubridade, periculosidade ou aposentadoria especial. Para isso é preciso um entendimento entre as áreas de Departamento Pessoal e Medicina do Trabalho.

7) Fechamento de ponto

Outro item que demanda atenção é o fechamento de ponto, onde serão exigidos os dados de proventos e descontos dentro do mês, já que a legislação trata o fechamento com competência. Caso a empresa tenha grande volume de trabalhadores exercendo o direito a férias ao mesmo tempo, por exemplo, o controle pode ser impreciso, gerando pagamentos a mais como horas extras ou descontos de atrasos. Imagine o transtorno para a empresa se essas inconsistências acabarem na mão do Fisco?

Como você pode perceber, o eSocial traz muitas mudanças importantes e é preciso ter atenção redobrada para estar preparado, ainda mais agora com os prazos de implantação do programa se aproximando. Sendo assim, ter uma consultoria experiente que alia inteligência e tecnologia ao seu lado é a melhor alternativa para garantir que todas as informações do eSocial sejam geradas e transmitidas, de forma integrada e no tempo certo.

Fonte: Rede Jornal Contábil, 26.11.2018.